Sosialisasi Strategi Pengawasan Kearsipan Tahun 2025, berlangsung di Ruang Jawa Hokokai Setda Kota Pekalongan, Rabu (26/2/2025).
Radarbahurekso.id, Kota Pekalongan – Pemerintah Kota Pekalongan terus berupaya memperkuat tata kelola pemerintahan yang baik melalui pengelolaan arsip yang profesional. Oleh sebab itu, Wakil Wali Kota Pekalongan, Hj Balgis Diab menargetkan adanya lonjakan signifikan dalam nilai indeks kearsipan OPD pada tahun 2025 ini. Hal ini disampaikannya usai membuka kegiatan Sosialisasi Strategi Pengawasan Kearsipan Tahun 2025, berlangsung di Ruang Jawa Hokokai Setda Kota Pekalongan, Rabu (26/2/2025). Turut hadir para sekretaris, kasubag Umpeg dan arsiparis dari masing-masing OPD di lingkungan Pemerintah Kota Pekalongan.
Menurutnya, arsip bukan sekadar dokumen biasa, melainkan aset penting yang mendukung akuntabilitas dan transparansi pemerintahan. Dimana, arsip ini merupakan bukti autentik dari setiap kegiatan yang dilakukan pemerintah. Jika dikelola dengan baik, maka akan memudahkan dalam pengambilan keputusan, penyusunan laporan, dan pertanggungjawaban.
“Harapan kami, melalui sosialisasi ini, seluruh OPD bisa meningkatkan nilai indeks kearsipan OPDnya serendah-rendahnya dengan kategori Sangat Baik (BB),” ucap Balgis.
Balgis menyebut, dari 30 OPD yang ada, pada Tahun 2024 lalu, hanya 4 OPD yang belum sangat baik dan perlu ditingkatkan. Mereka akan disurati agar bisa dilakukan perbaikan. Sedangkan, bagi yang sudah sangat baik (BB), bisa ditingkatkan menjadi Memuaskan (A) dan Sangat Memuaskan (AA). Bagi OPD yang belum memenuhi ini, maka ini saatnya memacu kembali semangat kinerja dari pengawasan kearsipan di OPD nya.
“Karena kita mulai lagi dari awal, maka butuh keseriusan, kerja sama dan kolaborasi yang baik untuk mewujudkan kearsipan di Kota Pekalongan ini menjadi lebih baik lagi. Indikatornya memang yang paling mudah adalah mendapatkan nilai terbaik. Sebetulnya, nilai itu bukan segalanya, tetapi kalau tidak ada target nilai, maka tidak akan termotivasi. Berkaca pada nilai di Tahun 2024 lalu, nantinya bisa memacu para sekretaris, kasubag Umpeg, dan arsiparis OPD untuk bekerja lebih baik lagi dan targetnya bisa ditingkatkan,”tegasnya.
Selain itu, masih ada beberapa OPD yang belum memusnahkan arsip untuk mengurangi volume. Bagi arsip yang tidak terpakai dan sudah saatnya dimusnahkan maka segera dimusnahkan, tidak perlu menunggu adanya rehab bangunan atau pindah gedung. Terlebih, Pemerintah Kota Pekalongan sudah menggunakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi atau SRIKANDI yang bertujuan untuk meningkatkan kelancaran persyaratan dan kearsipan dalam penyelenggaraan pemerintahan secara elektronik. Aplikasi ini akan memfasilitasi pembuatan surat-surat dan pengarsipan secara online yang terintegrasi dengan pusat data nasional.
“Untuk bukti akuntabilitas kinerja kepala daerah, agar OPD ini menyerahkan arsip statis yang menjadi unggulan di setiap OPD. Untuk pengawasan arsiparis tahun 2025 ini akan menggunakan instrument dan obyek pengawasan baru sebagai langkah pembinaan kearsipan menyeluruh. Diharapkan tiap-tiap OPD mempersiapkan diri sebaik-baiknya untuk mempertahankan dan meningkatkan indeks kearsipan Kota Pekalongan,”terangnya.
Sementara itu, Plt Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Dinarpus) Kota Pekalongan, Puji Winarti menjelaskan, pengawasan kearsipan ini dilaksanakan tiap tahun sekali. Menurutnya, pengawasan Kearsipan merupakan proses kegiatan dalam menilai kesesuaian prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.
“Adapun tujuan pengawasan kearsipan dilakukan untuk penegakan dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan kearsipan dalam rangka peningkatan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan,”papar Puji.
Puji menambahkan, ada 3 OPD yang mendapatkan nilai indeks kearsipan Sangat memuaskan (AA) yakni Setda, BKPSDM, dan Dinkes. Sisanya rata-rata Memuaskan (A) dan Baik (B). Kegiatan pengawasan dilaksanakan selama 3 bulan (Maret s.d. Mei 2025). Sementara, obyek pengawasan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Pekalongan dilaksanakan pada 30 OPD yang ada, UK (Unit Kearsipan) dan 3 UP (Unit Pengolah), yang dihadiri oleh para sekretaris OPD atau kasubag Umpeg.
Untuk sasaran audit kearsipan meliputi kinerja pengelolaan arsip mulai penciptaan arsip hingga pemberkasan dan implementasi SRIKANDI dalam rangka transformasi digital arsip secara massif dalam kerangka Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
” Di akhir pengawasan, kami akan menyampaikan Persetujuan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS), yaitu beberapa temuan/hasil audit yang bisa diperbaiki sebelum dikeluarkan Hasil Pengawasan Kearsipan/Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI). Kami berharap, langkah ini tidak hanya meningkatkan nilai indeks kearsipan, tetapi juga mewujudkan birokrasi yang profesional dan pelayanan berkualitas kepada masyarakat,”pungkasnya.
*red
